甘肃省司法厅关于印发甘肃省公证机构规范化建设标准的通知

　　各市（州）司法局，甘肃矿区司法局：

　　为认真贯彻落实厅党委“两化支撑、四轮驱动、跨越发展”战略，大力推进公证工作规范化、标准化建设，加强公证执业监督和指导，引导公证机构增强综合实力，提升自律管理能力，更好地发挥公证职能作用，省厅决定在全省大力加强公证机构规范化建设，并结合我省实际在广泛征求意见的基础上，制订了《甘肃省公证机构规范化建设标准》，现印发给你们，请认真遵照执行。

　　公证机构是公证执业活动的基本主体，是公证管理活动的最基层单位，是司法行政机关为民服务的窗口之一。公证机构规范化建设是进一步增强公证机构综合实力，从根本上提高管理水平和服务质量、树立公证行业良好形象、提升公证社会公信力的重要措施。全省各级司法行政机关、公协组织、公证机构要高度重视，把这项工作作为当前和今后一个时期公证工作的重点抓紧抓好，抓出成效。

　　要加强动员部署，深入宣传发动，按照省厅的统一规划部署，结合当地实际，制定具体年度目标计划和具有较强针对性和可操作性的实施方案，大力推行目标管理责任制，分步、分阶段落实。要积极争取组织、人事、财政等有关部门的重视和支持，加大经费和政策保障、支持力度，帮助、支持公证机构改善办公环境和条件，加快推进公证网络信息化建设。要加强公证机构领导班子和公证队伍建设，注重对公证员后备人才的培养和储备，加快解决公证机构缺员问题。督促指导公证机构健全完善各项内部管理制度。积极与有关部门协调，搭建平台，支持引导、帮助公证机构大力拓展服务领域。

　　要结合各地实际，选择一批基础较好的公证机构率先实现规范化，作为公证机构规范化建设的示范点，总结推广先进经验，充分发挥示范带动作用，推动规范化建设全面深入开展。要把规范化建设纳入对各级司法行政机关和各公证机构的年度考核项目，加强评估、考核、督查。省厅将对规范化公证机构授予“全省规范化公证处”牌匾，对成绩突出的单位和个人进行表彰；对于工作落实不到位、措施不得力、成效不理想的地区和公证机构，要督促整改和通报，确保工作进度和成效。

　　甘肃省公证机构规范化建设标准

　　（一）基础设施建设

　　1．具有独立、专用的办公场所。办公面积不低于120平方米，并按照“环境优美、设施齐全、服务优质、工作高效”的总体要求，合理设置功能区域。应当设立独立的接待窗口、办证室、档案室，可以设立会议室、文印室、图书资料室、录音录像室、涉外办证室。

　　2．公证接待窗口应当与办公区域相对分离，并为当事人配备必要的座椅、纸张、笔墨、饮用水设备等物品，标明接待时间，为当事人提供办证须知、服务指南等业务宣传资料，方便当事人随时查阅。

　　3．配备固定电话、电脑、打印、复印、传真、照相、录音、摄像、扫描仪、身份证识别仪、固定的摄像头等硬件设备，公证员和公证员助理每人配备一台电脑。

　　4．注重利用信息化管理手段，接通宽带网络，逐步安装公证办证软件，规范各项公证业务流程和内部事务，加强计算机基础知识和公证办证管理系统应用能力的培训，提高公证信息化水平。

　　5．在醒目位置公示公证业务受理范围和条件、公证程序、公证服务收费标准、公证法律援助范围和条件、公证复查与投诉办法以及公证机构负责人、公证员名录等内容，公布业务咨询和监督投诉电话，设立意见箱。

　　6．公证人员接待过程中应当统一穿着公证服装、统一佩戴公证徽章、统一使用规范和文明用语。

　　（二）队伍建设

　　7．执业公证员人数应符合《公证法》规定，达到2人以上。

　　8．加强公证党建工作，凡有3名以上党员的公证机构应当建立党支部，不足3名党员的，应当与其他部门建立联合党支部。

　　 9．每周至少组织一次政治业务学习，加强对公证人员学历教育和岗位技能培训，积极选派公证人员参加各种形式的业务培训，并在执业档案中予以记载。本科以上学历的公证员达到90%以上。

　　　  10．认真落实《公证员职业道德基本准则》，严格执行办证回避制度，廉洁办证。应面向社会聘请公证“行风监督员”，开展行风监督评议活动。

　　11．根据业务发展需要配备公证员助理。公证员助理应当具有大专以上学历、具有一定法律专业知识。

　　（三）业务建设

　　12. 严格按照法律、法规、规章以及公证程序规则的规定和要求办理公证业务。公证员应亲自办理公证事务，公证书撰写应当符合要素式公证书和新定式公证书格式要求。

　　13．公证机构年办证量每年应保持适度增长。

　　14. 做好公证业务统计，及时、准确、真实地报送公证业务数据。

　　15．重视公证业务研究和经验总结。公证员每年应至少撰写一篇案例分析、经验体会或理论探讨文章。

　　16．广泛开展公证宣传活动，扩大公证工作的社会影响。

17．积极参加社会公益活动，为社会弱势群体提供公证法律援助，减免公证服务收费。

　　（四）质量建设

　　18．加强公证质量监控，加强业务请示汇报，对重大疑难复杂公证事项和新型公证业务应当进行集体研究讨论。

　　19．建立自查、互查和检查相结合的公证卷宗内部评查工作机制。内部评查每年不少于2次，年办证量在2000件以下的公证卷宗评查量应达到100%，年办证量在2000件以上的公证机构公证卷宗评查量不低于年度办证总量的50%。

　　20.设立专职或兼职的公证质量检查员，明确质量检查监督职责要求，履行质量保证和质量控制的职责。自觉接受上级主管部门和行业协会组织的公证质量检查，对检查指出的问题应及时纠正、整改。

　　（五）制度建设

　　21．结合实际情况，建立健全依法、规范、科学、合理的内部运行管理制度，并及时修订完善，严格执行，做到用制度管人，用制度管事。内部管理制度应当报主管司法行政机关备案。

　　22．建立岗位目标责任制度，明确不同岗位职责要求，实行主管司法行政机关领导和监督下的主任负责制。

　　23．建立公证接待受理制度，实行首问负责制、一次性告知制、限时办结制、服务承诺制等便民利民制度，统一受理、统一收费、统一分配业务。

　　24．建立公证质量管理监督机制，加强对办证各个环节的监管，确保及时发现并纠正质量隐患，并实行严格的质量奖惩制度。

　　25．建立公证收费及财务、资产管理制度。严格执行公证收费标准和国家有关财政、财务管理规定，规范公证收费减免及法律援助的审批权限和程序，按规定纳税和上缴公证协会会费，按规定提取社会保障基金、福利基金、事业发展基金、公证赔偿基金等专项基金。

　　26．建立考核激励机制。公证机构内部分配应当兼顾国家、集体、个人三者利益，将公证人员业务成绩、收费数额、公证质量、服务态度、纪律考勤、社会效益等方面统一纳入岗位目标管理考核奖惩机制，建立健全符合单位体制性质、科学合理的绩效评价体系和分配制度，做到激励有效、激励适度、激励合规。

　　27．建立公证审批和印章管理制度。公证机构只能刻制和使用唯一印章；更换印章的，应报省司法厅备案；涉外公证机构更换印章的，应经省司法厅报司法部备案后方能启用。

　　28．建公证专用纸管理制度。按照规定要求，统一使用国内和涉外、涉港澳台公证专用纸。明确公证专用纸管理责任人，做到专人保管、专人使用、专人登记，确保专用纸保管和使用的安全。

　　29．建立公证档案立卷、归档、查阅、调卷、移交、销毁管理制度，配备专兼职档案管理人员。公证员应当在出具公证书后一个月内完成卷宗的移交归档。公证密卷档案应当单独编制档案目录，单独存放，并采取必要的保密措施。档案室应符合档案管理要求，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫蛀设备。

　　30．建立公证争议复查、投诉的受理、登记、处理、送达、责任追究制度。